在员工提交辞职信的那一刻，HR的工作才刚刚开始。

一封辞职信，不仅仅是离职流程的起点，更是劳动法律责任风险的高发地带。HR一旦处理不当，企业可能因程序瑕疵、审批缺位、证据缺失等问题，被动承担违法解除责任、补发工资补偿，甚至输掉劳动仲裁。

那HR收到辞职信后，到底该重点审查什么？

从近年大量劳动争议实务看，以下六个维度，必须逐一排查、全程留痕：

一、辞职信的“文本规范性”，决定法律效力

规范的辞职信应具备以下基本要素：

员工姓名、部门、岗位；明确表达辞职意愿（如“本人申请辞去××职务”）；期望离职日期；员工亲笔签名及日期。

不规范的辞职信如无效撤回、日后争议，企业难以举证其为“劳动者单方解除”行为，容易被认定为“违法解除”。

二、递交方式是否合规？是否留有接收凭证？

辞职信的递交应符合公司制度或常规操作方式，包括：

当面提交纸质原件，由HR签字确认并注明接收时间；通过企业邮箱发送，保留邮件记录及阅读回执；通过OA系统或钉钉流程提交，确保系统中可查阅全流程日志。

建议：纸质信件务必扫描归档，原件签收保存；电子文档要生成PDF并存入员工离职档案，保留元数据。

三、递交时间是否符合《劳动合同法》通知期？

HR收到辞职信后，应第一时间判断：

试用期员工是否提前3日；正式员工是否提前30日通知；如为即时离职，是否为《劳动合同法》第38条下的被迫解除。

若未满足通知期且未经公司书面同意擅自离职，用人单位可依法主张违约或赔偿损失；但若HR未在第一时间提出异议，将被视为“默许”，失去追责依据。

四、辞职理由是否涉及争议线索？要不要深入排查？

虽然员工有权不说明辞职理由，但若其在辞职信中写明：

“因公司拖欠工资”；“社保未缴纳”；“领导存在职场骚扰”等敏感言辞，

HR应立即启动调查程序，判断是否构成被迫解除劳动合同（即《劳动合同法》第38条情形）。

如属实且不予回应，公司可能承担“违法解除”责任，需支付2N赔偿金。

五、离职审批流程是否完备、合法？

一封辞职信，不是HR“签个字”就了事。

合规流程应包含：

员工提交 → 直属上级签批 → 部门负责人审批 → 人力资源核准 → 管理层备案（如需）；特殊岗位（如财务、IT系统管理员、掌握商业秘密人员）还需风险提示与岗位封闭审批。

缺失审批流程，可能导致用人单位未尽解除前告知义务，被员工主张“被迫解除”或“无效解除”。

六、是否系统归档？能否实现全流程合规留痕？

在数字化人事管理系统下，建议将以下事项系统留痕：

辞职信提交、接收时间节点；审批人、审批时间；工资结算时间；离职证明出具时间及内容；社保停缴时间及操作人。

企业在劳动争议中往往因缺乏流程记录或系统日志，而被法院采信员工单方面说法，增加败诉风险。

结语：不是所有辞职都是“自愿离开”，HR要有风控思维！

辞职信看似小事，实则牵动着合同解除的合法性认定、劳动报酬争议的证据链，甚至影响后续的仲裁诉讼结果。

HR不能仅从“流程角度”看辞职信，更应从“证据角度”“风险角度”全面把关。

掌握这六个维度，不仅能合法合规处理离职，更能让企业在用工管理中始终保持主动、安全与专业。

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